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业务会谈纪要写作格式及注意事项

更新时间:2023-08-10 02:18:43 来源:高考在线

  业务会谈纪要的写作格式

  业务会谈纪要的写作格式由标题、正文、结尾三部分组成。

  (一)标题

  业务会谈纪要的标题经常用一个偏正关系的短语来表示,为了写得明确,常常用“会谈纪要”前冠之以某项会谈的名称,一般用“关于……的会谈纪要”的句式。如“关于补偿贸易的.会谈纪要”、“关于改换装运口岸的会谈纪要”。标题下方写上会谈日期。

  (二)正文

  正文分前言和主体两方面。

  (1)前言:写明会谈双方的全称及简称(为了行文方便,可在全称后面加上括号,注明“甲方”、“乙方”),写明会谈时间、会谈地点、与会人员及会谈的事项内容。如: “中国X×公司(以下简称甲方)与×X X国X X X公司(以下简称乙方)就X X问题于X X X X年X×月×日在X×(地方)进行友好会谈,现将会谈达成的一致意见,纪要如下:”。

  (2)主体:这是会谈纪要的主要内容。应分条列明双方会谈协定的具体事项。如果是逐笔售定的贸易方式,会谈纪要则按交易的品名及规格、数量、包装、价格、付款条件等分条列明。如果是其他贸易方式,则按会谈内容分项列明。

  (三)结尾

  在正文下方写上甲乙双方单位的全称,代表签字盖章。

  业务会谈纪要的注意事项

  (一)必须忠实于会谈记录

  会谈纪要是在会谈记录的基础上,根据会谈议程、会谈的内容和结果进行整理而形成的纪要。因此在整理会谈纪要时,必须忠实于会谈记录,尤其是对会谈中谈及的贸易做法、坚守原则、事项内容、具体步骤等需要双方共同遵守实行的内容,必须用准确的文字客观地表述出来,不能随意加上撰写者的主观意愿或要求。

  (二)分条列明,突出重点

  整理进出口业务会谈纪要时,不必按发言人的先后顺序来整理,而是按照会谈的内容分项进行整理。为了突出重点,对于逐笔售定的贸易方式,会谈可按照商品的品名及规格、数量、包装、价格、支付方式等形式分条列明。如果是其他贸易方式,则按会谈内容分项列明.

  (三)语言简洁明确会谈过后进行纪要,其目的是要在繁杂的会谈内容中整理出主要的或重要的事项内容,

  以便今后工作的检查或为签订合同做准备。因此在整理纪要时,语言力求简洁,同时会谈纪要经过签字后,对双方都有一定的约束力。因此语言的表达也必须明确,不可有任何歧义。