缺货通知邮件如何写

　　所以这种状况下，商家通常选择的方式是在大概延期发货三天左右的时间给用户发一封缺货或延期发货的通知。白渡认为，这封邮件写得成功，就能让用户接受需要等待一段时间得到货物的事实，写得失败，可能会让用户马上取消订单，甚至影响到对这个网站以后的购买兴趣。我在各种B2C的网站也购买过一些商品，这种类型的邮件收到过两封，一封来自M18，邮件正文如下：　　这封通知邮件的正文主要是列出了我的订单中的缺货商品，但是糟糕地是，邮件里压根就没有告知我到底何时能够发货（当然，商家很多时候都很难估计准确的发货时间），只是在结尾处来了个“沉默及是认同”的语句。还有一点，邮件里提到如果需要取消或是改换其它的商品，都需要通过邮件和客服联系。也就是说，我不能直接通过网站的订单系统修改我的订单信息（我的订单里实际上还有其他的商品，为什么我不能直接在订单里取消这个缺货的商品呢？）。我很担心通过邮件的形式是否能够让客服很清楚地了解我的需求（比如我只想取消缺货的商品，那其他的货物是不是就可以立即发货了？那我到底需要等多久呢？），还有就是这次买的几件东西也不是那种非买不可的，所以我用最简单最明确的语句回复了客服的邮箱：我要取消订单！

　　另外一封，是今年3月来在梦芭莎的“预计发货期延迟”通知，如下

　　这封邮件还真的像一封邮件。邮件的正文主要是描述了导致缺货的原因（“劳务工荒”？这个原因还挺大的），目前的状况（正在努力赶工，可以通过账户查询具体时间）以及补救措施（加急处理，并赠送购买礼券。补偿的金额相当于打了8.5折了哦，呵呵，还不少）。不过这封邮件明显的是属于群发邮件，所以邮件的称呼就是客户，也没有把我的订单里具体的缺货的信息直接列出来，这一点不太友好。还有就是邮件里压根就没有提是否可以取消货物或换货，虽然可以理解商家不愿意客户去做这种操作，但也不能干脆就不提了事吧。我之后有登陆网站查询，后台订单里果然修改了发货的时间，缺货商品显示“预计两天后发货”，但似乎也不能通过系统直接取消或修改订单。这一次的商品我也不是急着用，加上我也懒得去了解如何修改订单，最重要的是人家都补偿了20元礼券了，总要给点面子吧。所以就耐心地等吧。不过我起码又多等了5天才收到商品，看来商家对预计发货时间估计的还是不太准。（当然可能是故意的）

　　我认为一封好的缺货通知邮件应该包括以下几点：

　　1.邮件最好是针对客户特定发送的，而且应该显示出用户订单里缺货商品的信息。

　　2.用真诚的口吻向客户说明缺货的原因，并表示歉意。

　　3.尽量给用户一个估计的发货时间。（其实很少用户真的会计较你估计的时间是否准确，当然如果差了大半个月也是不行的）

　　4.最好有一定的补偿措施。（送礼券，送小礼品，免运费）

　　5.告知如何修改订单或取消订单。（不能因为不愿意就不告知）

　　当然最最重要的是，尽快发货！

　　拓展：

　　发邮件格式标准格式

　　关于主题

　　主题要提纲挈领，添加邮件主题是电子邮件和信笺的主要不同之处，在主题栏里用短短的几个字概括出整个邮件的内容，便于收件人权衡邮件的轻重缓急，分别处理。

　　1.一定不要空白标题，这是最失礼的。

　　2.标题要简短，不宜冗长，不要让outlook用才能显示完你的标题。

　　3.. 最好写上来自**公司的邮件，以便对方一目了然又便于留存，时间可以不用注明，因为一般的邮箱会自动生成，写了反而累赘。

　　4. 标题要能真反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “王先生收”。也不要用胡乱无实际内容的主题，例如：“嘿!”或是“收着!”

　　5.一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整理

　　6.可适当用使用大写字母或特殊字符(如“* !”等)来突出标题，引起收件人注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。

　　7.回复对方邮件时，应当根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。

　　8、最最重要的一点，主题千万不可出现错别字和不通顺之处，切莫只顾检查正文却在发出前忘记检查主题。主题是给别人的第一印象，一定要慎之又慎。

　　关于称呼与问候

　　1. 恰当地称呼收件者，拿捏尺度

　　邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是面向他的，要求其给出必要的回应;在多个收件人的情况下可以称呼大家、ALL。

　　如果对方有职务，应按职务尊称对方，如“x经理”;如果不清楚职务，则应按通常的“x先生”、“x小姐”称呼，但要把性别先搞清楚。

　　不熟悉的人不宜直接称呼英文名，对级别高于自己的人也不宜称呼英文名。称呼全名也是不礼貌的，不要逮谁都用个“Dear xxx”，显得很熟络。

　　关于格式，称呼是第一行顶格写。

　　2. Email开头结尾最好要有问候语

　　最简单的开头写一个“HI”，中文的写个”你好”或者“您好”，开头问候语是称呼换行空两格写。 结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您顺利”之类的也就可以了，若是尊长应使用“此致敬礼”。注意，在非常正式的场合应完全使用信件标准格式，“祝”和“此致”为紧接上一行结尾或换行开头空两格，而“顺利”和“敬礼”为再换行顶格写。

　　俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待

　　3. Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。

　　如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的'长篇大论。

　　4. 一次邮件交待完整信息

　　最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。

　　5. 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查

　　这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。如果是英文Email，最好把拼写检查功能打开; 如果是中文Email，注意拼音输入法带给你的弱智同音别字。

　　在邮件发送之前，务必自己仔细阅读一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。

　　6. 合理提示重要信息

　　不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。

　　7. 合理利用图片，表格等形式来辅助阐述

　　对于很多带有技术介绍或讨论性质的邮件，单纯以文字形式很难描述清楚。如果配合图表加以阐述，收件人一定会表扬你的体贴。

　　8. 不要动不动使用 :) 之类的笑脸字符，在商务信函里面这样显得比较轻佻

　　Business Email 不是你的情书，所以:)之类的最好慎用。只用在某些你确实需要强调出一定的轻松气氛的场合，比如现在-:)

　　附件

　　1. 如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件

　　2. 附件文件应按有意义的名字命名，最好能够概括附件的内容，方便收件人下载后管理

　　3. 正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时

　　4. 附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件

　　5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用

　　6. 如果附件过大(不宜超过2MB)，应分割成几个小文件分别发送，

　　语言的选择和汉字编码

　　1. 只在必要的时候才使用英文邮件

　　英文邮件只是交流的工具，而不是用来炫耀和锻炼英文水平的。如果收件人中有外籍人士，应该使用英文邮件交流;如果收件人是其他国家和地区的华人，也应采用英文交流，由于存在中文编码的问题，你的中文邮件在其他地区可能显示成为乱码天书。

　　2. 尊重对方的习惯，不主动发起英文邮件

　　如果对方与你的邮件往来是采用中文，请不要自作聪明的发送英文邮件给他;如果对方发英文邮件给你，也不要老土的用中文回复。

　　3. 对于一些信息量丰富或重要的邮件，建议使用中文。你很难保证你的英文表达水平或收件人中某人的英文理解水平存在问题，而影响邮件所涉及问题的解决。

　　4. 选择便于阅度的字号和字体

　　中文老实点用宋体或新宋体，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字号用五号或10号字即可。这是经研究证明最适合在线阅度的字号和字体。

　　不要用稀奇古怪的字体或斜体，最好不用背景信纸，特别对公务邮件。

　　不要为突出内容而将字号设置过大，拉滚动条是很麻烦的事情;也不要过小，费神又伤眼睛。

　　结尾签名

　　每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。虽然你的朋友可能从发件人中认出你，但不要为你的朋友设计这样的工作。

　　1. 签名信息不宜过多

　　电子邮件消息末尾加上签名档是必要的。签名档可包括姓名、职务、公司、电话、传真、地址等信息，但信息不宜行数过多，一般不超过4行。你只需将一些必要信息放在上面，对方如果需要更详细的信息，自然会与你联系。

　　引用一个短语作为你的签名的一部分是可行的，比如你的座右铭，或公司的宣传口号。但是要分清收件人对象与场合，切记一定要得体。

　　2. 不要只用一个签名档

　　对内、对私、对熟悉的客户等群体的邮件往来，签名档应该进行简化。过于正式的签名档会让与对方显得疏远。你可以在OUTLOOK中设置多个签名档，灵活调用。

　　3. 签名档文字应选择与正文文字匹配，简体、繁体或英文，以免成出现乱码。字号一般应选择比正文字体小一些。