会议邀请函的制作

会议邀请函的制作

　　会议邀请函的制作

　　在会议邀请函的制作中，排版部分比较简单，此处省略不提，今天主要熟悉了“邮件合并”工具栏的使用，并基本掌握“域”的概念。

　　我以往的疑问“能打印一次，就打印出所有不同姓名的会议邀请函吗”，通过邮件合并工具栏，解决了这个问题。

　　一、建立文档与数据源文件的关联，也就是两个文件之间的关联。操作步骤如下： 1 调出“邮件合并工具栏”： 工具——信函与邮件——显示邮件合并工具栏

　　2、设置文档类型：邮件合并工具栏第一个按钮就是“设置文档类型”按钮，通过此按钮设置文档类型为“信函”。有意思的是，在刚调出邮件工具栏的时候，只有这个按钮是可用的，其他按钮都是灰色不可用的状态。在设置文档类型后，我们会发现第二个按钮“打开数据源”才变成可用状态，其他的还是灰色。

　　3、与数据源文件建立关联：点击“打开数据源”按钮，选择数据源文件，特别需注意的是在我们选择好数据源文件，按“打开”按钮后，弹出“选择表格”窗口，在该窗口的下端有“数据首行包含列标题”复选框，如果我们的数据源文件首行是包含列标题的'，这里就要打勾。这涉及到以后域的使用。

　　我们在做好数据源操作后，会发现第三个按钮“收件人”会变成可用状态。这个设计很是有意思，在一步操作完成后，会有唯一的按钮变成可用，我们使用者只需根据按钮的可用状态按顺序操作即可。

　　4、点击“收件人”按钮，在收件人列表中选中我们需要的收件人，然后确认。 到此，我们就将文档和数据源文件建立了关联。

　　二、在文档中插入域，也就是建立文档与具体“域”的关联

　　1、在文档中，将光标定位到需要插入域的位置，然后点击“插入域”按钮或“插入合并域”，在域列表中选择我们需要的域，这样就建立了文档和域之间的关联。

　　“插入word域”的下拉列表中为我们提供了“if——then——else”语句，这在根据性别显示先生或女士时经常用到。

　　2、插入域以后，我们若想观看效果，点击“查看合并数据”按钮，在插入域的位置就会显示域中的具体数据了。类似ppt中的播放按钮。

　　三 打印

　　点击“合并到新文档”按钮，选择“全部”，确认后就会生成一个包含所有收件人的会议邀请函，打印这个新文档即可。