档案科普知识

　　1、什么是档案？

　　档案是，组织或个人在以往的社会实践活动中直接形成的清晰的、确定的、具有完整记录作用的固化信息。

　　（1）档案是直接形成的历史纪录。正因为档案继承了文件原始记录性，具有历史再现性，所以档案才具有凭证价值的重要属性，并以此区别于图书情报资料和文物。

　　（2）档案的形成者。档案是由官方机构、半官方机构、非官方机构以及一定的个人、家庭和家族形成的。

　　（3）档案来源于文件。档案是由文件有条件地转化而来的，档案是办理完毕的文件中具有保存价值的部分，是把分散状态的文件按一定逻辑规律整理而成的信息单元。

　　（4）档案的形式多种多样。从载体来看，有甲骨、金石、缣帛、简册、纸质、胶磁等；从制作手段来看，有刀刻、笔写、印刷、复制、摄影、录音、摄像等；从表现方式来看，有文字、图表、声像等。

　　（5）档案的本质属性。档案具有历史再现性、知识性、信息性、政治性、文化性、社会性、教育性、价值性等特点。

　　因此，可将档案的定义简要地表述为：档案是再现历史真实面貌的原始文献。

　　2、毕业生应如何对待自己的档案?

　　目前，毕业生中有一种比较普遍的现象：对档案不了解，也不关心，甚至有的毕业几年了，档案还在学校放着;还有的将档案放在家里，更甚者早已不知将档案丢在何处。

　　现在，企事业单位招聘员工，国家公务员的选拔等都要审查档案，并以其记载的相关资讯作为甄选人才的重要证据，另外，如办理社会保险、职称评定、出具各种相关证明等也都需要人事档案。

　　由于国家相关政策，规定毕业生毕业后暂时找不到就业单位的，其档案可免费由学校保存两年，有些同学就误以为既然学校免费保存，就无须再到人才交流机构托管了。其实，学校保存的只是你的学籍档案，而真正发挥作用的恰是你的'人事档案，如你的转正定级、职称评定、考取各种资格证（如护士资格证，临床助理医师资格证，口腔医师资格）等相关事宜都是由学籍档案转换成人事档案后才能进行的。

　　学校保存的学籍档案只是存放，起不到任何作用。

　　3、三种错误存档方式

　　(1)毕业时未办任何手续，任档案自由飞翔。

　　(2)虽然托管到了相关机构，但从此置之不理，只到用时才回头查找。

　　(3)留在自己手上。（人事档案属于国家机密，个人是不允许持有的！）

　　4、哪些机构能保管人事档案?

　　按国家政策规定，组织、人事部门所属的各级人才交流机构才有资格保存大中专毕业生就业后的人事档案，各种私营民营企业、乡镇企业、中外合资、独资企业都无权管理员工的人事档案，一般由委托的各级人才交流机构托管。

　　毕业生也可以以个人名义委托人才交流机构托管人事关系。另外，各级人才交流机构，如省人才、市人才、各区县人才等，它们的区别只是所属部门的不同，其它无任何区别。

　　5、档案都有哪些作用

　　1、转正定级，获取干部身份

　　2、升本、考研

　　3、考公务员

　　4、评职称

　　5、考资格证（护理、口腔、临床等各种资格证）

　　6、办理准生证

　　7、出国审查

　　8、养老保险

　　9、办理居住证

　　10、进国企，事业单位

　　11、住房补贴发放

　　12、入团入党

　　6、档案有哪些分类

　　档案工作承担着保存历史、传承文明、资政育人、服务社会的重要职能,所有的档案按照实体分类法可分为十一大类：

　　（1) 党群类DQ

　　（2) 行政类XZ

　　（3) 教学类JX

　　（4) 科研类KY

　　（5) 产品生产与科技开法类CP

　　（6) 基建类JJ

　　（7) 仪器设备类SB

　　（8) 出版类C B

　　（9) 外事类WS

　　（10) 财会类CK

　　（11) 学生类XS